Proceso de Inscripciones 2024

A continuación se muestra lo que hay que tener en cuenta a la hora de comenzar con las inscripciones al próximo año lectivo. Al final del documento, en la sección Consultas Frecuentes adjuntamos información respecto a preguntas que suelen realizar respecto al tema de inscripciones.

Para poder realizar las inscripciones al año lectivo 2024 debemos asegurarnos que se encuentra creado el ciclo para ese año. Para copiar estructuras de Ciclos y cursos ingresar a la opción de Menú > Secretaría > Mantenimiento > Copiar Ciclos. 

Para ver el instructivo completo haga clik AQUÍ

Inscribir al año lectivo 2024 los alumnos nuevos. La manera de realizar la inscripción es ingresar a Menú > Secretaría > Procesos > Alumnos. 

Se realiza la inscripción en el mismo momento en que se cargan los datos del alumno en la ficha de datos personales. 

Para ver el proceso completo de carga de alumnos en Aulica ingresar al siguiente LINK

Nota:  Si se utilizó el Formulario de Pre-Inscripción y la solicitud se encuentra aprobada, el alumno se encontrará inscripto en el curso configurado en el formulario, por lo que se puede obviar éste paso.

Aclaración: Para alumnos existentes al ciclo lectivo 2023, sugerimos realizar la inscripción al próximo año luego de que hayan abonado la deuda de inscripción correspondiente, desde Inscripción Masiva LINK   

Sugerimos realizar los siguientes pasos para crear la deuda de inscripción de alumnos: 

A la hora de crear deuda de inscripciones se sugiere crear para cada año,  nuevos conceptos de Matrícula para poder individualizarla en los diferentes reportes anuales. Ingresar a la pantalla Menú > Facturación > Configuración > Conceptos. 

Es importante definir en la creación del nuevo concepto:

• Clase: Si se selecciona "Inscripción" aparecerá en facturas y cupones el año de la deuda y se mostrará como tal en el Libro de Aranceles. Si se selecciona en "Otros" aparecerá sólo el nombre del concepto.

• Permite  Beca/Dto: definir si la deuda por inscripción permitirá descuentos a alumnos becados. Si la matrícula no tiene en cuenta becas dejar deltildada ésta opción.

Es importante determinar si el colegio trabajará con una sóla deuda de matrícula (cuota única) o estará dividida en diferentes cuotas ya que determinará la cantidad de conceptos a crear.

Para ver el instructivo completo de creacíon de concepto presione AQUÍ.

Es importante determinar los descuentos e intereses que van a tener los conceptos creados para la Inscripción. Hay que tener en cuenta que dicha configuración será necesaria configurarla tanto para los ciclos 2023 como también ciclos 2024. Para saber como configurarlos ingresa al siguiente instructivo: LINK

En el caso de que el colegio permita descuentos por beca en sus matrículas, a los alumnos nuevos se le debe planificar la beca para los periodos en que la deuda de matrícula se va a generar. Por ejemplo: Planificar la beca al alumno en el período 10/2023 hasta el 12/2023 en el caso de que el colegio tenga 3 cuotas de matrículas que se facturan en los meses de Octubre, Noviembre y Diciembre del año actual. 

Acceso directo al instructivo de planificar beca AQUÍ

Si el colegio no permite descuentos de beca en sus matrículas, obviar éste proceso.

Tener en cuenta al momento de generar la deuda a alumnos por matriculación si son:

• Alumnos existentes al ciclo actual: al momento de generar la deuda seleccionar el CICLO/CURSO 2023.

• Alumnos  nuevos : al momento de generar la deuda seleccionar el CICLO/CURSO 2024.

Para consultar el proceso completo de generación de deudas consulta el siguiente INSTRUCTIVO.

Luego se debe facturar la deuda generada para poder realizar el cobro de las mismas. Para realizar la facturación de deudas podrá ser de manera masiva desde Menú > Facturación > Procesos > Facturación Masiva.

Creamos un nuevo lote y al seleccionar el año del ciclo a facturar seleccionamos el ciclo/curso correspondiente al Ciclo 2023 cuado se facture la deuda de los alumnos existentes y seleccionar Ciclo 2024 para cuando se facture a alumnos nuevos. 

Recomendamos facturar sólo las deudas de concepto "Inscripción" para que se genere un comprobante con ése concepto.

Las inscripciones ya facturadas podrán ser cobradas o agregadas a cupones de pagos.

Otra opción para la facturación de la deuda de inscripción es de manera individual. Ésta opción la recomendamos usar para alumnos nuevos.

1. Nos dirigimos a la pantalla Menú > Facturación> Procesos > Factura de Venta.

2. En la pantalla buscamos al alumno.

3. Luego seleccionamos el concepto de inscripción y el período que definamos (se recomienda utilizar un mismo período para todas las inscripciones ejemplo diciembre del año 2023).

4. Ingresar el valor de la deuda de Inscripción o seleccionar la deuda que se generó previamente.

5. Al presionar "Aceptar" se genera el comprobante correspondiente.

Luego de facturar podremos registrar el cobro por Tesorería > Procesos > Cobro a Alumnos o bien crear los cupones de pago desde Entes de cobro > Procesos > Generar Cupones. 

¿Dónde se inscriben los alumnos de 6º Año?
Los alumnos al último año no será necesario inscribirlo a ningún curso del 2024 ni realizar el cambio a no inscriptos.  

No está definido a que división estará inscripto al alumno ¿Dónde lo inscribo para poder crearle la deuda?

Hemos visto que en el proceso de inscripciones, es necesario que el alumno esté inscripto en algún curso para poder crear la deuda. Si aún no sabe el colegio a que división va a estar, se puede crear un curso nuevo denominado "Ingresantes 2024" para poder ir inscribiendo allí hasta definir el curso definitivo al que estará inscripto el alumno. Para crear un curso nuevo, ingrese AQUÍ.

Colegios con Mi Escuela Digital contratado

Los colegios que tengan MED, el proceso de inscribir los alumnos no será necesario realizarlo desde Aulica ya que el procedimiento se realiza desde el otro sistema sincronizando los datos a Aulica. Luego el colegio continuará en Aulica con la creación de la deuda y factura correspondiente.

Alumnos con más de una inscripción en el año actual.

Existen colegios que trabajan con doble inscripción por alumno debido al dictado de talleres, cursos de inglés, entre otras actividades. Es importante saber que sólo se deberá crear la deuda por matrícula a sólo una vez para evitar duplicar la deuda de matriculación.

Alumno inscripto de manera incorrecta

Cuando un alumno está inscripto a un curso erróneo, se podrá eliminar la inscripcíón siempre que no haya tenido comprobantes generados en el curso a eliminar.

Si el alumno tiene comprobantes creados, la inscripción se debe corregir mediante un "Cambio de Curso " que se realiza desde la pantalla de Inscripción Masiva asignando al alumno en la división correcta. 

¿Cómo obtener un listado de alumnos sin deuda? 

Para saber que alumnos están al día con el pago de la deuda, sugerimos emitir el reporte de Deudas Masivas filtrando por rango de fechas que desea analizar el colegio y seleccionando la opción "TODAS LAS DEUDAS"  y presionar en el botón Exportar. Los alumnos que en la fila "Saldo" sea $0, significa que no tienen deuda.

¿Cómo obtengo un listado de las familias que ya tienen paga la deuda de Matrícula?

Se sugiere emitir el reporte de Tesorería > Detalle de movimientos, filtrando por el concepto=Inscripción 2024.

¿Puedo crear cupones de Inscripciones con fechas de vencimientos futuras?

Al momento de crear cupones de Matrículas se pueden definir fechas de vencimientos habituales con la que trabaja el colegio o fechas más prolongadas, inclusive fechas de vencimientos del 2024. Ésto permite a la familia pagar el cupón creado por el colegio cuando lo desee.