Configuración de Entes de Cobro

La configuración de un nuevo ente de cobranza se realiza en conjunto entre el área de Soporte AULICA, el ente de cobranza y el Colegio. Una vez que AULICA finalice la configuración inicial, el colegio deberá realizar las configuraciones de Forma de Pagos, Talonarios y Leyenda en cupones

Para la configuración de la forma de pagos que utilizará el nuevo ente de Cobranzas habilitado, para consultarlos se debe ingresar a la opción de Menú > Entes de Cobro > Mantenimiento > Entes de Cobro. La pantalla muestra los entes que Aulica dispone para el uso del colegio.

Al hacer doble clic en la descripción de uno de los entes permite realizar la configuración de la forma de pago y el talonario que se debe utilizar al momento de realizar las cobranzas.

Desde AULICA, se recomienda registrar una forma de pago por ente de cobro, para facilitar el control de los movimientos realizados mediante los diferentes medios de cobranza.

Para registrar una nueva forma de pago, para luego asociar al nuevo ente de cobranza, ingresar a la opción de Menú > Tesorería > Configuración > Formas de Pago.

1- Al ingresar a la pantalla seleccionar el signo + para un nuevo registro.

2- Seleccionar el tipo "Otros", especificar una descripción y un acrónimo. Para colegios que utilicen el módulo Contable deberán ingresar una Cuenta contable que defina el Contador de la institución, esta cuenta contable se recomienda que sea una cuenta de puente utilizada luego para la conciliación.

NOTA: Luego del registro de la nueva forma de pago se podrá configurar en el Ente de Cobranza.

Para registrar un nuevo talonario de las cobranzas realizadas por el ente de cobranza, ingresar a la opción de Menú > Facturación > Configuración > Talonarios:

1- Al ingresar a la pantalla seleccionamos el signo + para un nuevo registro

2- Definir para nuevo talonario:

• Tipo: deberá ser de tipo Recibo de Venta/Cobro de Cuota.
• Descripción: deberá tener una referencia al Ente.
• Letra: especificar la letra X, ya que es un recibo informal.
• Sigla: para identificar el Talonario.
• Permite Facturación (sin tildar).

NOTA: Luego del registro del nuevo talonario se podrá configurar en el Ente de Cobranza.

Para la configuración de leyendas en cupones, ingresar a la opción de Menú > Secretaría > Mantenimiento > Contenidos.

1- En la grilla buscar un Contenido de tipo Leyenda Cupón, si no existe seleccionar el signo +, en el caso de que exista hacemos clic sobre la descripción del contenido

2- En la edición del contenido especificar:

• Descripción: Nombre que se asigna a la configuración que se esta realizando.
• Tipo: seleccionar Leyenda Cupón.
• Bloque del mensaje: Este recuadro permite especificar lo que debe aparecer en la leyenda del cupón. En este bloque se puede detallar los datos del alumno al que le corresponde el cupón como el Apellido, Nombre, legajo y Dni, estos valores se podrán especificar las Palabras Claves: [APELLIDO] [NOMBRE] [LEGAJO] [DNI].
• Bloque de logos: muestra los logos cargados desde la pantalla principal de configuración de contenidos, se podrán visualizar los logos cargados y utilizarlos en la impresión del Contenido del cupón. Solo hacer doble clic en el logo y se agrega en la descripción de la Leyenda.
• Configuración de Ciclos que visualizan esta Leyenda: permite configurar una leyenda diferente por cada uno de los Ciclos que tenga configurado el colegio.

Revisar el siguiente ejemplo:

Se tiene cargados logos para las cobranzas y la descripción del bloque de mensaje es el siguiente:

Código PAGOS LINK / PAGO MIS CUENTAS: [LEGAJO] [Logo_14150] [Logo_14151] [Logo_14144] [Logo_14145] [Logo_14146] [Logo_14145] [Logo_14145]

En el cupón del alumno Pedrito Legajo 45862 que se encuentra en el nivel inicial, aparecerá en el cupón la siguiente leyenda: