Vinculación Contable

El proceso se basa en configurar la contabilidad automática que realiza el módulo administrativo y mostrar ejemplos de cómo se forma el asiento en cada tipo de operación.

Para registrar asientos automáticos, el módulo administrativo se conforma de cinco configuraciones contables que el usuario debe realizar:

1. Configuración general de cuentas contables

Configuración de nueve cuentas contables que el sistema utilizará para automatizar los asientos desde el módulo administrativo. El acceso a esta ventana lo tiene por defecto el Rol Administrador, Administrativo o Contador.

Ingresar a la pantalla Configuración > Administrativa > Vinculación Contable.

Asignar cuentas contables a los siguientes campos:

Alumnos: cuenta contable de Activo donde se asientan los créditos generados por facturas hechas a alumnos y/o tutores.
Clientes: cuenta contable de Activo que va a aparecer por defecto cuando se crea un cliente desde Facturación/Clientes.
Morosos: cuenta contable de Activo utilizada para asentar el cambio de estado de deuda hacia el estado Moroso a través de la herramienta Cambio de Estado de Deuda.
G.Judicial: cuenta contable de Activo utilizada para asentar el cambio de estado de deuda hacia el estado Judicial a través de la herramienta Cambio de Estado de Deuda.
Incobrables: cuenta contable de Egreso utilizada para asentar el cambio de estado de deuda hacia el estado Incobrables a través de la herramienta Cambio de Estado de Deuda.
Descuento/Beca: cuenta contable de Egreso para asentar descuentos o becas otorgados, a los alumnos o clientes.
Proveedores: cuenta contable de Pasivo para asentar las deudas generadas por facturas de compra recibidas de los proveedores.
IVA Débito: cuenta contable de Pasivo para asentar las deudas de la institución con AFIP, por sus ventas a otros responsables inscriptos.
IVA Crédito: cuenta contable de Activo para asentar los créditos de la institución con AFIP, por sus compras a otros responsables inscriptos.

2. Configuración de formas de pago

Ingresar a la pantalla Tesorería > Configuración > Formas de Pago.

Se visualizará una pantalla de consulta de las formas de pago vigentes:

Al hacer click sobre cada una se podrá ver y editar los siguientes datos:

Tipo de forma de pago: por defecto esta seccionado, Efectivo/Cheques/Banco/Tarjetas/Otras, seleccionar según corresponda.
Descripción: breve explicación de la forma de pago.
Cuenta contable asociada: por defecto aparece la cuenta contable asociada a la forma de pago.

3. Configuración de Conceptos

Ingresar a la pantalla Facturación > Configuración > Conceptos.

Al hacer click sobre cada uno se podrá ver y editar los siguientes datos:

a) Tipo: seleccionar entre Ingreso/Egreso/Ingreso-Egreso, según corresponda.

b) Clasificación: seleccionar entre Producto/Servicio/Otro, según la naturaleza del concepto.

c) Descripción: breve detalle del concepto.

d) Importe: ingresar el monto si se desea que se encuentre predeterminado.

e) Cuenta: por defecto muestra la cuenta contable asociada.

f) % IVA: definir un % del IVA según la alícuota correspondiente.

g) Clase: seleccionar entre Cuota/Inscripción/Otra, según corresponda.

h) Centro de costos: asociar un centro de costos por defecto al concepto.

4. Configuración de clientes y proveedores

Ingresar a la pantalla Facturación > Configuración > Clientes y Proveedores.

Al crear un cliente o proveedor, el sistema toma por defecto la cuenta contable configurada en Configuración > Administrativa > Vinculación Contable.

La cuenta contable podrá ser modificada al momento de la carga del nuevo cliente o proveedor desde Facturación > Configuración > Clientes y Proveedores:

5. Configuración de centros de costos automáticos

Solo para instituciones que decidan discriminar por centro de costo sus gastos e ingresos.

Ingresar a la pantalla Configuración > Administrativa > Vinculación Contable.

Centro de Costo por defecto: las operaciones utilizan el centro de costos seleccionado cuando no hay un centro de costo asignado por Ciclo (Grupo) ni por Concepto.

Centro de costos obligatorio:

Al seleccionar la casilla, obliga a cargar un centro de costo en todos las operaciones que utilicen cuentas contables de resultados (ingresos o egresos).

Centro de costo por Ciclo (Grupo):

I) El sistema permite asignar a cada uno de los Ciclos (grupos) un centro de costos para que cuando las operaciones que se realicen con alumnos de un ciclo (por ej. Factura de venta) se encuentren relacionadas las cuentas de resultado con dicho centro.

Se podrán realizar las siguientes acciones:

* Editar el centro asignado a cada grupo.

* Confirmar el centro de costo seleccionado, con el icono tilde verde.

* Eliminar el centro asignado a cada grupo, con el icono cruz roja

Para confirmar la configuración, presionar en Guardar.

Tipo de asiento para cada tipo de operación

A modo de ejemplo se mostrarán asientos automáticos generados en base a una configuración contable tipo.

Factura de venta

El asiento por emisión de factura de venta que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar, surge de la configuración general contable, cuenta alumnos (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable), acredita Ingresos por Cuotas, surge de la cuenta contable configurada en el concepto que contiene la factura (Facturación > Configuración > Conceptos) .

Factura de compra

El asiento por emisión de factura de compra que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Gastos Mantenimiento, surge de la cuenta contable configurada en el concepto que contiene la factura (Facturación > Configuración > Conceptos), acredita la cuenta Proveedores, surge de la configuración contable realizada al proveedor (Facturación> Configuración> Clientes y Proveedores).

Pago a proveedores

El asiento por emisión de una orden de pago que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Proveedores, surge de la configuración contable realizada al proveedor (Facturación> Configuración> Clientes y Proveedores), acredita la cuenta Caja, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago efectivo (Tesorería > Configuración > Formas de Pago).

Cobro a alumnos

El asiento por emisión de un recibo que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Caja, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago efectivo (Tesorería > Configuración > Formas de Pago), acredita la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar, surge de la configuración general contable, cuenta alumnos ( Configuración > Administrativa > Vinculación Contable > Alumnos).

Cuando el recibo contiene un recargo, sea por interés por mora, un interés tarjeta generado por un plan de tarjeta, también se imputa acreditando la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar que surge de la configuración general contable, cuenta alumnos (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable).

Es importante luego facturar los intereses cobrados para registrar contablemente el ingreso de los mismos.

Cobro a clientes

El asiento por emisión de un recibo a un cliente que no sea alumno ni tutor visualizado en el ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Caja, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago efectivo (Tesorería > Configuración > Formas de Pago), acredita la cuenta Créditos a Cobrar, surge de la configuración contable realizada al cliente (Facturación> Configuración> Clientes y Proveedores).

Movimientos entre fondos

El asiento por emisión del movimiento entre fondos visualizado en el ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Fondo Fijo, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago fondo fijo administración (Tesorería > Configuración > Formas de Pago), acredita la cuenta Banco Galicia Cta Cte 5271, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago fondo Banco Galicia (Tesorería > Configuración > Formas de Pago).

Otros ingresos

El asiento generado por la carga de otro ingreso visualizado en el ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Caja que surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago efectivo (Tesorería > Configuración > Formas de Pago), acredita la cuenta Ingreso por Reincorporaciones, surge de la cuenta contable de ingreso configurada en el concepto utilizado en el comprobante (Facturación> Configuración > Conceptos).

Otros egresos

El asiento generado por la carga de otro egreso visualizado en el ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Gastos Varios Administración, surge de la cuenta contable de Egreso configurada en el concepto utilizado en el comprobante (Facturación> Configuración > Conceptos), acredita la cuenta Caja, surge de la cuenta contable configurada en la forma de pago efectivo (Tesorería > Configuración > Formas de Pago).

Nota de crédito

Existen 2 maneras de registrar una nota de crédito en el sistema. La nota de crédito normal o por defecto que realiza el asiento inverso de la factura y la nota de crédito realizada para asignar una beca, que se registra tildando el campo Asignar Beca al momento de la emisión.

Nota de crédito normal

El asiento por emisión de nota de crédito de venta que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Ingresos por Cuotas, surge de la cuenta contable configurada en el concepto que contiene la factura (Facturación > Configuración > Conceptos), acredita la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar, surge de la configuración general contable, cuenta alumnos (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable).

2. Nota de crédito por beca

El asiento por emisión de nota de crédito por beca de venta que se visualiza de ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Becas Otorgadas, surge de la configuración general contable, cuenta Descuento/Beca (Configuración > Configuración de empresa > Cuentas contables), acredita la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar, surge de la configuración general contable, cuenta alumnos (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable).

Anticipo

Recibo con anticipo

El asiento que surge por la emisión de un recibo que contenga un anticipo que se visualiza en el ejemplo se conforma acreditando la cuenta Anticipo Alumnos que surge de la configuración del concepto de sistema Anticipo de Alumnos/Clientes (Facturación > Configuración > Conceptos).

Aplicación del anticipo

El asiento que surge de la aplicación de un anticipo a otra deuda visualizado en el ejemplo se conforma:

Debita la cuenta Anticipo Alumnos, surge de la configuración del concepto de sistema Anticipo de Alumnos/Clientes (Facturación > Configuración > Conceptos), acredita la cuenta Cuotas Devengadas a Cobrar, surge de la configuración general contable, cuenta alumnos (Configuración > Administrativa > Vinculación Contable).