¿Cómo Conciliar la cuenta de Alumnos?
En el siguiente instructivo se explicará como realizar la conciliación entre el módulo Administrativo y el Contable, para la cuenta de Alumnos.
En este apartado se procederá a explicar qué actividades deberá realizar periódicamente antes de conciliar.
Usted deberá comprobar que:
NO existan INTERESES pendientes de facturar: Video
NO existan BONIFICACIONES realizadas pendientes de facturar: Video
NO existan SOBREPAGOS pendientes de LIBERAR: Video
NO existan ASIENTOS MANUALES que utilicen las cuentas contables de alumnos. Esto lo podemos comprobar al bajar el Mayor de cuentas contables detallado de la cuenta a Conciliar.
Controles a tener en cuenta:
No utilizar las cuentas de devengamiento de Alumnos, Morosos, Incobrables, Judicial para Conceptos o Formas de pago.
No utilizar cuentas de disponibilidad en configuración de Conceptos
No cambiar la configuración general Contable
No usar las cuentas contables asociadas a los módulos en:
Asientos manuales
Asientos tipo
Clientes y Proveedores (Salvo cuenta de Clientes y Proveedores)
Conceptos y Formas de Pago
¿Cómo conciliar a la fecha actual?
1) Liberar sobrepagos
2) Aplicar anticipos (opcional).
3) Realizar NC por bonificaciones aplicadas, a través de la Facturación Masiva de las Bonificaciones.
4) Realizar ND por intereses cobrados , a través de la Facturación Masiva de las Intereses.
5) Validar que no existen saldos a favor de alumnos, ingresando a “Deudas Masivas”. Para lo cual se debe emitir el listado de “Deudas Masivas”, sin filtro por Período desde/hasta, Todos los Conceptos, sin filtro por Fecha Cobro Hasta, opción “Mostrar Solo con saldo a favor”, seleccionar “Estado Actual = TODOS”.
6) Emitir el reporte de “Deudas Masivas”, sin filtro por Período desde/hasta, Todos los Conceptos, sin filtro por Fecha Cobro Hasta, opción “Mostrar Sólo adeudadas”, seleccionar “Estado Actual = Facturada”. (ver imagen). Los saldos (totalizador de la columna Saldos) de este reporte deben coincidir con los saldos contables. Repetir este paso para todos los Estados de Deuda: Facturada, En Morosidad, En Judiciales, Incobrable.
7) Los saldos del reporte anterior deben ser iguales a los saldos del reporte de Comprobante de Venta, consultar “Detalle de Comprobante de Venta”, sin filtros por Fecha ni por Cobro Hasta, marcando la opción “Solo con saldo” (ver imagen). Los saldos (totalizador de la columna Suma de Saldos, de la pestaña por Estado del Excel generado) deben coincidir con los saldos contables y con los saldos del listado de Deudas Masivas.
8) Emitir un Balance de Sumas y Saldos o un Mayor de las cuentas contables de Crédito por Alumnos, Moroso y Judicial. Los saldos deben coincidir con los saldos de los listados de Deudas Masivas y de Detalle de Comprobante de Venta.
Aclaración: Los asientos automáticos que impactan en la cuenta de Alumnos, Moroso, Judicial e Incobrables se encuentran en 2 reportes:
Facturación / Comprobantes de Venta /opción “Detalle de Comprobantes de Venta” para visualizar los devengamientos.
Reporte Tesorería / Detalle de movimientos consultando “Por Concepto” para visualizar las cobranzas.
Los 2 reportes contienen el detalle de las cuentas contables utilizadas.
También impactan en estas cuentas contables los asientos generados por liberación de Sobrepagos, Cambio de Estado de Deuda, Apertura y Cierre Contable, los cuales pueden ser consultados en los mayores de las respectivas cuentas.