Configuración de Períodos

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Para habilitar un periodo hay que acceder a Menú > Exámenes > Mantenimiento > Períodos, allí seleccionar el año lectivo y el ciclo para el cual se desea habilitar un periodo y presionar en el botón de "Buscar".

En la pantalla se deberá tildar la columna "Habilitada", del periodo que se desea habilitar y luego seleccionar el botón "Guardar" al final de la pantalla.

Por defecto, aparece habilitado el Primer Periodo de cada Ciclo.

Nota: Este proceso se debe realizar para cada uno de los ciclos de la institución, también siempre se recomienda cargar las Fechas Inicio y Fechas Fin de cada periodo para que se habilite también la opción de asistencias de manera correcta.

Para realizar el cierre del trimestre o cuatrimestre hay que realizar los siguientes pasos:

1) Registrar las notas y calcular el promedio del Periodo (Trimestre o Cuatrimestre), para esto hay que ingresar a Menú > Exámenes > Procesos > Notas, en los filtros ingresar la Materia y el Periodo que se desea cerrar.

Ingresar las notas de los exámenes del período.

Al finalizar presionar la flecha Azul. Al hacerlo, se copiará el promedio calculado en la columna Prom. Primer Trimestre .

Nota: Si el promedio que calcula el sistema no fuera el correcto, se puede ingresar directamente el promedio que corresponde en la columna Prom. Primer Trimestre , y no se deberá presionar la flecha azul.

Presionar en el botón "Guardar" que se encuentra al final de la pantalla, para cargar las notas y el promedio del respectivo Trimestre.

En la parte inferior de la pantalla se listaran los Alumnos, en la columna "Selección" tildar los alumnos que se quiere generar la Libreta.

Nota: Una vez generadas las libretas, se recomienda cerrar el periodo para evitar futuras modificaciones en notas, inasistencias y conducta, para esto ingresar a Menú > Exámenes > Mantenimiento > Períodos. Ingresar Año Lectivo y Ciclo del periodo a cerrar, luego hacer click en el botón "Buscar".

En la columna "Cerrada" , tildar el periodo para cerrarlo. Por ultimo apretar en "Guardar" ubicado al final e la pantalla.

Durante el año, se deberá registrar en el sistema las calificaciones que el alumno obtiene en cada examen, y luego promediar dichas calificaciones al final de cada período (usualmente un trimestre o cuatrimestre). Se entiende por período a las Etapas que conforman un año lectivo. Si el año lectivo se divide en tres, se usarán trimestres (Primer Trimestre, Segundo Trimestre, Tercer Trimestre), si se divide en dos se usarán cuatrimestres o semestres, según la normativa de cada colegio.

Promedio Anual: se obtiene como promedio de todos las etapas que tiene el año. Cuando este promedio es mayor a la nota aprobatoria, entonces se copiará al Promedio Final que es el que en definitiva indica si un alumno aprueba o no una materia. Para aquellos alumnos que no hayan aprobado la materia durante el cursado, entonces se deberán registrar las notas obtenidas en las instancias de exámenes complementarios (Diciembre, Febrero, Marzo, Previa) y una vez que el alumno apruebe, se procederá a copiar la nota obtenida al Promedio Final para indicar que el alumno ya no adeuda dicha materia.

Procedimiento de Cierre:

Para realizar el cierre del año lectivo consiste en los siguientes procesos:

1) Habilitar Períodos: ver la primera parte de este Instructivo. Link

2) Validar promedio del último período: se debe ingresar a Menú > Exámenes > Procesos > Notas, en los filtros seleccionar Materia y Periodo, a modo de ejemplo se tomará como último periodo al tercer trimestre.

3) Registrar el Promedio Anual y el Promedio Final: una vez cargado el promedio del último promedio se deberá registrar el Promedio Anual, para esto hay que realizar el mismo proceso solo que en "Periodo" se debe seleccionar Promedio Anual.

Y una vez registrado el Promedio Anual, se tendrá que registrar el Promedio Final para aquellos alumnos que aprobaron la materia durante el cursado, para ello realizar el mismo proceso solo que en "Periodo" se debe seleccionar Promedio Final.

Al registrar el Promedio Final, la flecha solo copiara las notas del Promedio Anual al Promedio Final siempre y cuando el Promedio Anual sea mayor a la nota aprobatoria definida y que se hayan aprobado los periodos definidos como de aprobación obligatoria.

4) Emitir libretas.

Nota: Se recomienda que una vez generadas las libretas y entregadas a los tutores de los alumnos, se proceda a cerrar los períodos que conforman el Promedio Anual y el Promedio Anual (PANO), a los efectos de evitar modificaciones en notas, inasistencias y conducta. Este procedimiento se realiza ingresando en Menú > Exámenes > Mantenimiento > Períodos, tildando la columna Cerrada en el período que corresponda.