Cambio Estado de Deudas
En el presente documento se detalla cómo registrar el cambio de estado en una deuda.
Configuraciones iniciales
En el caso de que el colegio tenga contratado el módulo contable, deberá tener configuradas las cuentas contables correspondientes a Deudas Morosas, Deudas Incobrables y Deudas en Gestión Judicial, en la opción de Menú > Configuración > Administrativa, en la ventana de “Vinculación Contable”.
Procedimiento
Dentro del sistema, las deudas podrán pasar a los siguientes estados:
Si la deuda está en estado REGISTRADA:
- Puede pasar al estado FACTURADO cuando se factura la deuda ya sea individual o masivamente.
- Puede pasar al estado ANULADA cuando se anula la deuda.
Si la deuda está en estado FACTURADA:
- Puede volver al estado REGISTRADO si se anula la factura correspondiente.
- Puede pasar a los estados MOROSO, JUDICIAL o INCOBRABLE desde la nueva funcionalidad que se detalla en este instructivo.
Si la deuda está en estado MOROSA:
- Puede pasar al estado JUDICIAL o INCOBRABLE según corresponda, o bien podrá volver al estado FACTURADA en el caso de que por error se haya cambiado de estado. Estos cambios de estado se podrán hacer desde la nueva funcionalidad que se detalla en este instructivo.
Si la deuda está en estado JUDICIAL:
- Puede pasar al estado INCOBRABLE. En caso de que se haya cambiado de estado por error, puede pasar al estado MOROSA o FACTURADA. En ambos casos, el cambio de estado se realizará desde la nueva funcionalidad que se detalla en este instructivo.
Si la deuda está en estado INCOBRABLE:
- No puede cambiar de estado.
1. Para cambiar de estado una deuda, ingresar a la opción de Menú > Facturación > Procesos > Cambiar Estado Deudas.
2. En esta pantalla, buscar las deudas con las que se quiere trabajar, filtrando por período de la deuda, ciclo, curso o alumno.
Además, se deberá seleccionar el Estado Actual de la deuda, y el Estado al que se quiere cambiar la deuda. Los estados a los que se puede cambiar una deuda se mostrarán de acuerdo al estado que se haya seleccionado en estado actual.
3. Luego presionar el botón verde “Previsualizar”, el sistema listará las deudas de los alumnos correspondientes, informando el estado actual y el estado al que se cambiará la deuda:
4. Una vez tildadas las deudas que queremos que se cambien de estado, presionar el botón “Aceptar” que se encuentra al final de la pantalla. Al momento de Aceptar se podra ingresar de manera sencilla y practica la fecha del asiento:
Luego de Aceptar, se habrán registrado los cambios de estado de deudas en un lote que luego permitirá consultar los cambios realizados.
Institución con módulo Contable contratado:
Si el colegio tiene contratado el módulo Contable, en el margen inferior izquierdo, veremos la fecha con la que se registrará el asiento contable. Está fecha se podrá editar teniendo en cuenta la configuración del ejercicio contable.
Luego, podremos consultar el asiento registrado ingresando a la opción del menú Contabilidad > Consultas y Listados > Consulta de Asientos:
En este caso, el asiento contable se realiza utilizando la cuenta contable que tenga la deuda en el estado actual, y la cuenta contable del estado al que se pasará la deuda la cual estará configurada en Configuración > Administrativa. Por cada operación de cambio de estado se genera un sólo asiento sumarizador agrupando el saldo de todas las deudas que cambiaron de estado.
- En el caso de que se pase una deuda al estado Incobrable, además de utilizar la cuenta contable configurada en la pantalla mencionada, se registrará en el centro de costo correspondiente.
Consulta de Cambios de Estados de Deudas realizados
1. Para consultar cambios realizados, ingresar a la opción de Menú > Facturación > Procesos > Cambiar Estado Deudas, y presionar el botón “Historial de Cambios” :
2. Luego de presionarlo, se abrirá una nueva ventana donde podremos seleccionar el número de Lote que queremos consultar. Podemos observar que al seleccionar un Lote, se muestra el nombre del usuario que lo registró y la fecha de registro.
Si presionamos el botón verde “Mostrar Deudas”, podremos ver el detalle de las deudas que se cambiaron de estado en el lote seleccionado:
3. Si el colegio tiene contratado el módulo Contable, Se podrá presionar el ícono naranja en el margen derecho de cada registro, para consultar el asiento registrado a partir del cambio de estado realizado:
