Facturación Masiva

A continuación se indican los pasos para realizar la facturación masiva en el módulo Facturación:

Ingresar a la pantalla Facturación > Procesos > Facturación Masiva.

En la pantalla encontramos dos secciones:

• Filtros de búsqueda de lotes.

• Consulta lotes de facturación.

Sección filtro de búsqueda de lotes

Realizamos la búsqueda de lotes de facturación teniendo en cuenta los siguientes filtros:

• Fecha de creación: Seleccionamos el rango de búsqueda de fecha de los lotes buscados.

• Estado: seleccionamos el estado para indicar si el lote que buscamos está finalizado/anulado/en curso.

• Descripción: ingresamos la descripción del lote buscado.

Selección consulta de lotes de facturación.

Las acciones que podemos realizar son las siguientes:

• Crear un nuevo lote de facturación presionando signo "+" (más).

• Eliminar un lote de facturación presionando signo "-" (menos).

• Actualizar la pantalla de consulta desde el icono (flecha circ. azul).

• Visualizar un listado de los lotes consultados desde el icono (hoja con flecha hacia abajo).

• Realizar una búsqueda en los lotes consultados, desde la barra “buscar”.

Al momento de crear un nuevo lote de facturación se visualizará la siguiente pantalla donde podremos generar:

• Facturas (FCV) y Notas de débito (NDV): para los conceptos que se deseen, incluídos intereses cobrados.

• Notas de crédito (NCV): para las bonificaciones otorgadas.

Aquí los campos que debemos completar son los siguientes:

General

• Fecha: Por defecto el sistema sugerirá la fecha actual.

• Fecha de vto: Por defecto el sistema sugerirá 10 días posteriores a la fecha actual.

• Motivo: Aquí podremos seleccionar tres opciones:

  • • • • • • Fact. Mensual

            • Intereses Cobrados

            • Bonificaciones Otorgadas

• Período: Por defecto se sugerirá el año y mes actual.

• Incluir períodos anteriores: Por defecto esta opción no estará tildada.

• Talonarios: Las opciones de tipos de talonarios dependen de lo seleccionado en el combo “Motivo”:

  • • • • • • FCV y NDV: Si se seleccionó Fact. Mensual o Intereses Cobrados

            • NCV: Si se seleccionó Bonificaciones Otorgadas

Luego de seleccionar el Tipo, se deberá seleccionar el talonario propiamente.

NOTA: Previamente debemos cargar un talonario de facturación desde Facturación > Configuración > Talonarios.

• Conceptos: Por defecto el sistema seleccionará todos.

• Descripción de la factura: Por defecto se sugerirá [Motivo] + [Período] + " y anteriores" en caso que esté seleccionado el tilde "Incluir períodos anteriores".

• Leyenda de la factura.

• Facturar a: Esta selección sólo estará visible si en el combo “Motivo” se selecciona Fact. Mensual

5. Luego al presionar “Previsualizar” veremos los registros recuperados de acuerdo a los filtros ingresados:

Luego debemos seleccionar los comprobantes que deseamos generar, tildando el check de la izquierda.

NOTA: Previamente debemos generar la deuda que vamos a facturar en el caso de haber seleccionado el “Motivo” Fact. Mensual. Si seleccionamos Intereses Cobrados aparecerán registros sólo si se cobraron intereses, y en el caso de Bonificaciones Otorgadas, aparecerán si registraron cobros con bonificaciones.

A continuación, las acciones que podemos realizar son las siguientes:

• Generar: Permite generar el comprobante (Si corresponde facturación electrónica, genera el código de emisión electrónica CAE)

• Imprimir: Permite imprimir el comprobante una vez generado

• Enviar Mail: Permite enviar el comprobante por e-mail a los tutores del alumno, logrando enviar el comprobante a más de un destinatario.

• Anular Lote: Permite anular el lote si ningún comprobante fue generado

• Finalizar Lote: Permite finalizar el lote que posee comprobantes generados.

• Estados de Emails: En caso de haberse enviado comprobantes por e-mail, permite ver su estado de entrega.

Al presionar “Generar” veremos:

Finalmente una vez controlado el Estado GENERADA, podremos seleccionar con el check de la izquierda e Imprimir las facturas.

NOTA: Las facturas no generadas por algún error se visualizarán en rojo con la leyenda ERROR en su columna de Estado. Una vez solucionado el error debemos generar el comprobante (o su CAE) nuevamente.

Las facturas generadas se verán como el siguiente comprobante:

También se puede realizar junto con el el proceso de facturación la generación de cupones en Áulica.

Previamente se tiene que configurar, algunos parámetros desde Menú> Configuración> Administrativa, en la sección de Administración, dirigirse a Facturas:

• Tildar la opción que incluya cupón de pago

• Incluir deudas anteriores: permite que se incluyan deudas con período anterior al seleccionado

Asiento Generado por facturación masiva de venta

Para visualizar el asiento generado por facturación masiva de venta debemos ingresar a la pantalla Contabilidad > Consultas y Listados > Consulta Asientos.

• Se visualizará una imagen como la siguiente por el asiento generado para Facturas X:

• Para lotes de facturación de Comprobantes Electrónicos, es decir Facturas C, asiento contable automático que se registrará será un solo asiento resumen para todas las facturas creadas en ese lote. De esta manera permite resumir la contabilidad en un solo asiento por Lote de Facturación.

Si consultamos el asiento se visualizara el N° del Lote, el tipo de talonario y la fecha de generación en la leyenda del asiento: