Pre-Inscripciones

La funcionalidad de Pre-Inscripciones permite a las instituciones educativas gestionar de manera organizada el proceso de ingreso de nuevos alumnos a través del sistema AULICA. 

Para configurar el formulario de preinscripción y definir la información que se solicitará durante el proceso, ingresar a  Menú > Configuración > Mantenimiento > Secretaría. 

 Se puede ocultar campos, solicitar datos obligatorios adicionales o solicitar carga de por lo menos un familiar, según las necesidades de la institución.

De esta manera, es posible adaptar el contenido del formulario a las particularidades de cada colegio.

Luego se tendra que definir las fechas de inicio y finalización del período de preinscripción correspondiente a los cursos habilitados para recibir solicitudes.

Ingresar a Secretaría > Mantenimiento > Ciclos y Cursos para establecer las fechas. El sistema permite crear nuevos cursos en el ciclo lectivo actual para agrupar a los ingresantes o configurar las fechas directamente en los cursos del próximo ciclo lectivo.

A continuación, se presenta un esquema visual del flujo de estados del proceso de preinscripción, que permite comprender de forma clara el circuito y acciones específicas en cada etapa.

Desde la pantalla Menú > Secretaría > Procesos > Pre - Inscripciones se podrán realizar las siguientes acciones:

Presionar en el botón "Nueva Pre-inscripción". Se podrá visualizar la siguiente pantalla: 

Continua el formulario con el registro de datos de familiares:

El formulario se podrá:

• Guardar: ingresar todos los campos obligatorios y guardar la solicitud. Al hacerlo, el formulario pasa al estado “Pre-inscripto”.

• Cancelar: en caso de querer anular la solicitud de Pre-Inscripción.

Nota: una vez guardado el formulario, no será posible modificar su contenido.

Se puede consultar el formulario de la siguiente manera:

Para buscar una solicitud existente, utilizar los filtros disponibles de Ciclo lectivo, Curso, Persona. En Estado (seleccionar “Incompleta” para solicitudes pendientes).

Luego, hacer clic en “Filtrar” para visualizar los resultados en la grilla.

Para completar una solicitud, presionar el ícono de lupa y, desde el formulario, guardar la información.

Al guardar el formulario, la solicitud pasa al estado “Pre-inscripta”.

Nota: una vez completado el formulario, no será posible modificarlo.

Confirmar las solicitudes permite inscribir al alumno en el curso indicado, registrando en AULICA todos los datos del alumno y su grupo familiar (padre, madre o tutor).

Para confirmar una o varias solicitudes:

1) Ingresar los filtros: seleccionar Ciclo lectivo, Curso, Persona o Estado = Pre-inscripta.

2) Presionar el botón "Filtrar".

3) Para confirmar una solicitud, se deberá tildar la/las solicitudes que se desean confirmar y presionar en el botón "Confirmar".

4) Verificar los datos del alumno:

• Se puede visualizar los datos de los alumnos cargados en la solicitud

• En la columna derecha, el sistema mostrará coincidencias si el alumno ya existe en AULICA.

En caso de corresponder, tildar “Asociar persona existente” y presionar “Continuar” para avanzar con el proceso.

5) Verificar los datos de los familiares:

• En la columna izquierda, visualizar los datos de los familiares cargados en la solicitud.

• En la columna derecha, el sistema mostrará posibles coincidencias si el familiar ya existe en AULICA.

En caso de corresponder, tildar “Asociar persona existente” y presionar “Continuar” para avanzar con el proceso.

6) Presionar en “Confirmar” para finalizar el proceso y registrar la inscripción en el sistema:

Los alumnos confirmados pasarán al estado “Inscripta” y quedarán registrados en AULICA dentro del curso correspondiente.

Para anular una o varias solicitudes, realizar los siguientes pasos:

1) Ingresar los filtros según corresponda: Ciclo lectivo, Curso, Persona o Estado (seleccionar “Pre-inscripta” o “Incompleta”).

2) Presionar “Filtrar” para visualizar las solicitudes en la grilla.

3) Seleccionar las solicitudes a anular y presionar “Descartar” para eliminar las solicitudes.

4) Indicar el motivo por el cual se anula el formulario:

5) Presionar “Guardar” para confirmar la acción.

Nota: sólo se pueden anular las solicitudes que se encuentren en estado “Pre-inscripta” o “Incompleta”.

Los formularios que hayan sido cancelados se podrán visualizar filtrando por el estado “Anulada”: