Pre-Inscripciones

Ingresar en la pantalla de Menú > Secretaría > Procesos > Pre - Inscripciones.

Desde esta pantalla se podrán realizar las siguientes acciones:

• Registrar una nueva solicitud de Pre-inscripción.

• Buscar la solicitud de un alumno aplicando distintos filtros: seleccionar qué datos se desean mostrar en la grilla de resultados.

• Visualizar las solicitudes de los alumnos que coinciden con los datos ingresados en los filtros. A través de la grilla se podrá.

  • Completar una solicitud existente

  • Reimprimir una solicitud

  • Anular una o varias solicitudes

  • Confirmar una o varias solicitudes

Esta opción permitirá realizar cambios en el formulario, como incorporar u ocultar algunos datos, que ya se encuentran previamente definidos. Para configurar, ingresar a menú> configuración> mantenimiento > secretaría.

Presionar el botón "Nueva Pre-inscripción". Se podrá visualizar la siguiente pantalla:

Deberá completar con los datos del alumno.

Importante: Antes de que los postulantes completen el formulario de Pre-Inscripción, el colegio deberá informar al Equipo de Soporte las fechas de inicio y fecha fin de las inscripciones. Esto determinara los plazos que se aceptaran solicitudes de inscripción.

Completar el formulario con los datos del alumno. El formulario se podrá:

• Guardar: una vez ingresado todos los campos obligatorios, se podrá Guardar. El formulario pasa a estado “Pre-inscripto”

• Cancelar: en caso de querer anular la solicitud de Pre-Inscripción.

Nota: una vez guardado el formulario no se podrá modificar.

Para buscar una solicitud existente, ya cargada por el alumno o por un encargado de la institución deberá en la sección filtros, buscar la solicitud deseada ingresando cualquiera de las siguientes opciones:

• Ciclo Lectivo

• Curso

• Persona

• Estado: para buscar una solicitud incompleta, seleccionar la opción “Incompleta”.

Además de buscar la solicitud de un alumno en particular, se podrá seleccionar los datos que se desean visualizar en la grilla. Los datos que se visualizan son los que están tildados:

• Apellido y Nombre

• Tipo y Nro. de Documento

• Curso a inscribir

• Fecha de Nacimiento

• Edad

• Email

Si desea agregar o quitar datos de la grilla deberá tildar/destildar las opciones correspondientes.

Hacer clic en "Filtrar".

En la grilla de resultados se visualizarán las solicitudes de pre-inscripción que coincidan con los datos ingresados en los filtros. La grilla mostrará las columnas que se hayan tildado en la sección filtros.

La solicitud de los alumnos que estén incompletas, se visualizará en la columna Estado una etiqueta con el nombre “Incompleta”. Esto significa que se podrá completar, para ello se deberá presionar el icono de lupa, que se encuentra al margen derecho de la pantalla.

Una vez presionado el icono se abrirá el formulario del alumno. El formulario se podrá:

• Guardar: para luego poder editarlo y/o terminar de completarlo.

• imprimir: una vez ingresado todos los campos obligatorios, se podrá imprimir. El formulario pasa a estado “Pre-inscripto”.

Nota: una vez impreso el formulario no se podrá modificar.

Para imprimir una solicitud que ya ha sido impresa (la solicitud está en estado Pre-inscripta o Inscriptas), se deberá ingresar en los filtros, cualquiera de las siguientes opciones:

• Ciclo Lectivo

• Curso

• Persona

• Estado: seleccionar la opción Pre-inscripta o el estado "Inscripta" según corresponda.

Presionar en el botón "Filtrar".

En la grilla de resultados se visualizarán las solicitudes de pre-inscripción que coincidan con los datos ingresados en los filtros. La grilla mostrará las columnas que se hayan tildado en la sección filtros.

La solicitud de los alumnos que estén Pre-inscriptas, es decir ya han sido completadas y se han impreso, se visualizará en la columna Estado una etiqueta con el nombre “Nueva”, esto significa que se podrá:

• Editar

• Imprimir

• Descartar

• Confirmar

Para anular una o varias solicitudes se deberá realizar los siguientes pasos:

1) Ingresar en los filtros, cualquiera de las siguientes opciones:

• • Ciclo Lectivo

  • Curso

  • Persona

  • Estado: seleccionar la opción Pre-inscripta o el estado Incompleto según corresponda.

Nota: las solicitudes se pueden anular si ya han sido impresas al menos una vez o si están incompletas (estado: Pre - inscriptas o Incompletas) .

2) Presionar en el botón "Filtrar".

3) En la grilla de resultados se visualizarán las solicitudes de pre-inscripción que coincidan con los datos ingresados en los filtros.

• • La solicitud de los alumnos que estén Pre-inscriptas, es decir ya han sido completadas y se han impreso al menos una vez, se visualizará en la columna Estado una etiqueta con el nombre “Nueva”.

  • La solicitud de los alumnos que estén Incompletas, es decir no tienen registrados todos los campo y no se han impreso, se visualizará en la columna Estado una etiqueta con el nombre “Incompleta”

4) Para anular una solicitud, se deberá tildar las solicitudes que se desean anular.

5) Presionar el botón Descartar, para eliminar las solicitudes.

Al confirmar las solicitudes, se inscribe al alumno en el curso indicado, registrando todos los datos de mismo (datos del alumno, datos del padre, madre, tutor) al sistema Aulica.

Para confirmar una o varias solicitudes se deberá:

1) Ingresar en los filtros, cualquiera de las siguientes opciones:

• • Ciclo Lectivo

  • Curso

  • Persona

  • Estado: seleccionar la opción Pre-inscripta.

Nota: las solicitudes se pueden confirmar sólo si ya han sido impresas al menos una vez.

2) Presionar el botón Filtrar.

3) En la grilla de resultados se visualizarán las solicitudes de pre-inscripción que coincidan con los datos ingresados en los filtros.

La solicitud de los alumnos que estén Pre-inscriptas, es decir ya han sido completadas y se han impreso al menos una vez, se visualizará en la columna Estado una etiqueta con el nombre “Nueva”.

4) Para confirmar una solicitud, se deberá tildar la/las solicitudes que se desean confirmar.

5)Presionar el botón Confirmar.

6) Se abrirá una nueva pantalla:

En la primer pestaña: se visualizan los datos de el/los alumnos que se están por confirmar.

• del lado izquierdo se visualizarán los alumnos que se tildaron en la grilla.

• del lado derecho se visualizarán (en el caso que el sistema encuentre posibles coincidencias en Aulica), los datos de el/los alumnos que se encentran registrados en Aulica.

Si el alumno ya existe en Aulica, el usuario podrá indicar que esta coincidencia es cierta, tildando el check que se encuentra del lado derecho del modal "Asociar persona existente". De no ser cierta la coincidencia no se deberá tildar esta opción.

Nota: la parte derecha del modal "Coincidencias", sólo se visualizará si el sistema encuentra coincidencia con los datos ingresados en el formulario de Pre-inscripción con los datos registrados en Aulica.

7) Presionar el botón Confirmar.

8) En la segunda pestaña del modal (se podrá visualizar solo si confirmo los datos en la primer pestaña) se podrán visualizar lo alumnos que se han registrado con éxito. Estos alumnos ya se podrán visualizar en Aulica, inscriptos en el curso que se indicó.