Alumnos

En el siguiente instructivo se revisan las funcionalidades para Registrar Alumnos y Consultar los datos ya registrados.

Para dar de alta un alumno nos dirigimos a la opción de Menú > Secretaría > Procesos > Alumnos.

Se puede registrar desde el botón "Registrar Alumno" o desde el signo "+" (más) a la izquierda.

Tanto para el registro de un nuevo alumno como para la actualización de los datos ya registrados, se muestra la información agrupada en las siguientes solapas:

Al crearse un nuevo registro, automáticamente se asigna un numero de legajo que es el correlativo siguiente al último generado.

Los datos obligatorios para crear un alumno son:

• • • • • • • • • Apellido

                • Nombres

                • D.N.I.

                • Dirección de e-mail (necesario para poder crear usuario y contraseña)

Los demás datos pueden llenarse en otro momento.

Al tildar la opción ocultar, no se podrá ver mas el alumno (para cuando haya que dar de baja usuarios, se recomienda ocultar antes que borrar).

Se podrá cargar la inscripción del alumno al ciclo lectivo correspondiente.

Pueden ingresarse los datos para comunicarse con el alumno.

En esta solapa se ingresan los datos de una o más personas, el parentesco y los permisos que posee en relación al alumno.

En la solapa de Resp. Facturación podremos seleccionar a nombre de quien se realizará la facturación. Tenemos la siguientes opciones para delegar de la facturación:

• • • "No delegar", Por defecto se facturará al alumno.

    • "Familiar", para asignar algún familiar ya cargado.

    • "Tercero", puede ser otro cliente o proveedor.

Una vez asignado un responsable, en adelante todas las facturas de ese alumno y de todos los que estén bajo la responsabilidad del mismo adulto, se facturarán a nombre de esa persona (las facturas se verán desde deuda por cliente y no deuda por alumno).

Vale aclarar que la facturación anterior a la asignación de un responsable permanecerá a nombre del alumno o del responsable anterior, hasta que se actualice el sistema.

En la opcion de OBRA SOCIAL es para informar su cobertura personal del alumno.

En la opción de DOCUMENTACION es para archivar documentos de interés del alumno.

Para agregar detalles en cuanto a los ingresos y egresos del Alumno dentro de la Institución.

Para buscar alumnos que ya están en sistema nos dirigimos a la opción de menú Secretaría > Procesos > Alumnos.

Las opciones de búsqueda disponibles son:

• "Persona", las buscamos por Nº de Legajo, D.N.I., o su nombre y apellido.

• "Curso", año lectivo y curso inscrito.

• "Etiquetas", ubicar por conceptos a grupos con diferentes tipos de alumnos (que ya estén cargados en sistema), por ejemplo: Voley, Fútbol, Becados, Etc.

Enviar Mensaje: para escribir un e-mail directo al alumno y con copia a los Padres.

Registrar Familiares: un acceso rápido para asignar familiares del alumno.

Registrar Inscripción: permite inscribir al alumno a un año y curso vigente de manera individual.

Registrar Documentación: permite adjuntar al legajo archivos relacionados al alumno.

• • • • La fecha es obligatoria.

      • El signo "+" (más) es para adjuntar archivos externos.

      • Pueden cargarse observaciones particulares para cada caso.

      • Tocar el botón agregar para que se sume al legajo del alumno.

      • El signo "-" (menos) al lado de cada registro, permite eliminar esa información.

Registrar Ingresos y Egresos cuando un alumno ingresa a la institución o se traslada a otra.

Es obligatorio llenar el campo "Causa".

Una vez que se le da el "Egreso" al alumno, ya no aparecerá en los registros del colegio para inscripciones, etc.

Reporte de ficha personal: al solicitarla, se abre una nueva pagina con un resumen de todos los datos del alumno para imprimir.

El reporte de alumnos y familiares se encuentra en la opción de menú Secretaría > Consultas y Listados > Alumnos y Familiares. Se pueden realizar la consulta de datos registrados de Alumnos y Familiares, para esta consulta tenemos dos secciones la primera sección es utilizada para definir los Filtros para la búsqueda, mientras que la segunda sección nos permite determinar que datos visualizar de los alumnos/familiares que cumplan con los filtros especificados.

Filtro de búsqueda:

• • • Consulta para: Por defecto aparecen "Todos los inscriptos" pero puede filtrarse por Curso y Ciclo.

    • Por año.

    • Fecha de nacimiento.

    • Fechas de Ingreso o Egreso.

    • Por Sexo (Femenino o Masculino).

    • Puede tildarse la opción de mostrar hermanos y también la de excluir a los alumnos con fecha de Egreso.

Mostrar Datos:

• • • Personales: Por defecto estarán tildados: Legajo, Apellido y Nombre, Tipo y Nº de Documento, sexo y Fecha de Nacimiento. Pueden seleccionarse más opciones o todas.

    • Académicos: Por defecto está tildado el Curso actual, pero hay mas opciones para elegir.

    • Contacto: Como datos de contacto, por defecto estarán tildados: Teléfono, E-mail principal, Domicilio. Hay mas opciones y también se pueden tildar todas.

• • • Mostrar Datos Familiares: al tildar ésta opción, se verán dos filtros nuevos para datos de los familiares:

      • • • • Tipo Familiar: Padre, Madre o ambos.

            • Personales: Por defecto estarán tildados todos sus datos personales, pero se puede elegir individualmente.

Una vez elegido el tipo de filtro que desean, tocar el botón "Buscar", y se abrirá una nueva página de tipo "Pop Up" (es una ventana emergente. Tener cuidado si el buscador de internet que esté utilizando tiene la opción de bloqueo para este tipo de archivos. En ese caso, se puede desbloquear e intentarlo nuevamente).

Será como se muestra a continuación:

Si se necesita imprimir, guardar como PDF o descargar en formato Excel, arriba a la derecha existen estas opciones.