Creación de Ejercicio Contable y Asignación de Plan de Cuentas

Cuándo crear un nuevo ejercicio contable:

• Cuando la fecha del asiento o comprobante no se encuentre dentro de un ejercicio activo.

• Antes de realizar el cierre contable, ya que el sistema requiere la existencia del siguiente ejercicio para registrar automáticamente el asiento de apertura.

Estos pasos deben realizarse desde el centralizador y no desde cada institución individual que forman parte.

1)  Crear el nuevo ejercicio contable
Ingresar a Menú > Contabilidad > Mantenimiento > Ejercicios Contables, presionar el botón "+" verde para crear un nuevo ejercicio, se abrirá una nueva ventana para completar los siguientes datos:

• Descripción: ingresar el nombre del ejercicio a crear.

• Fecha desde: ingresar la fecha de inicio del ejercicio.

• Fecha hasta: ingresar la fecha de finalización del ejercicio.

• Ejercicio anterior: seleccionar el ejercicio anterior correspondiente.

Presionar el botón “Guardar” para confirmar la creación. 

2) Asignar el plan de cuentas al nuevo ejercicio 

Ingresar a Menú > Contabilidad > Mantenimiento > Asignación Plan Cuentas, hacer click en el botón "+" verde para asignar un nuevo plan de cuentas, se abrirá una nueva ventana en la cual hay que completar los siguientes datos:

• Empresa: seleccionar la opción "Todas".

• Ejercicio: seleccionar el ejercicio creado en el paso anterior.

• Plan de Cuenta:  seleccionar el plan de cuentas correspondiente.

Presionar en el botón de "Guardar" para grabar los cambios.

Cada institución deberá realizar la creación del nuevo ejercicio desde su módulo contable.

Ingresar a Menú > Contabilidad > Mantenimiento > Ejercicios Contables, presionar el botón "+" verde para crear un nuevo ejercicio, se abrirá una nueva ventana para completar los siguientes datos:

• Descripción: ingresar el nombre del ejercicio que se desea crear.

• Fecha desde: ingresar la fecha de inicio del ejercicio.

• Fecha hasta: ingresar la fecha de fin del ejercicio.

• Ejercicio Anterior: seleccionar el ejercicio anterior correspondiente.

Presionar en el botón "Guardar".

2) Asignar el plan de cuentas al nuevo ejercicio 

Ingresar a Menú > Contabilidad > Mantenimiento > Asignación Plan Cuentas, hacer click en el botón "+" verde para asignar un nuevo plan de cuentas, se abrirá una nueva ventana en la cual hay que completar los siguientes datos:

• Empresa: seleccionar el nombre de la institución.

• Ejercicio: seleccionar el ejercicio creado en el paso anterior.

• Plan de Cuenta:  seleccionar el plan de cuentas correspondiente.

Presionar en el botón "Guardar".

Tener en cuenta:

• En caso de ser el primer año en que la institución realiza el cierre del ejercicio contable, configurar las cuentas de déficit y/o superávit que la aplicación utilizará para generar el asiento de pérdidas y ganancias, según corresponda al resultado obtenido.

      Para realizar esta configuración, ingresar a  Menú > Configuración > Mantenimiento > Contable:

En caso de que las cuentas no se encuentren registradas en el plan de cuentas, crear las cuentas previamente antes de configurarlas.

Se permite determinar ciertas limitaciones para los ejercicios contables, tanto para el ejercicio en curso como para los ejercicios pasados.

Para configurar estas limitaciones, ingresar a Menú > Contabilidad > Mantenimiento > Asignación Plan de Cuentas:

Las opciones disponibles son las siguientes:

• Definir fecha parcial de cierre al: Permite establecer una fecha específica (por ejemplo, 01/05/2025). A partir de esa fecha, no será posible modificar asientos contables con fecha anterior a la definida.

• Definir límite de días en registrar asientos: Cumple una función similar, pero en lugar de basarse en una fecha fija, se define una cantidad de días hacia atrás. Por ejemplo, si se configura un límite de 30 días, no será posible registrar o modificar asientos contables con fecha anterior a esos 30 días.

Presionar en el botón "Aplicar" para guardar los cambios.