Proceso de Inscripciones

A continuación se muestra como realizar una inscripción de un alumno en un grupo luego de abonar la deuda de matricula. Al final del documento, en la sección Recomendaciones, adjuntamos información de los momentos en los que se recomienda realizar la gestión de los pasos.

Para poder realizar las inscripciones al año lectivo 2023 debemos asegurarnos que se encuentra creado el ciclo para ese año. Verificamos al intentar realizar una inscripción, se debe poder seleccionar el curso del ciclo lectivo 2023. En caso de que no lo permita se debe hacer una copia de ciclo, para ello se debe seguir el instructivo: LINK

Los pasos para crear la inscripción de alumnos que ya asisten al colegio son los siguientes:

Se genera la deuda a alumnos por matriculacion.

Luego se debe facturar la deuda generada para poder realizar el cobro de las mismas.

Luego del pago de la deuda de inscripcion, se sugiere inscribir los alumno al proximo año lectivo.

Existen dos maneras de realizar la inscripción:

- Inscripción individual: Se realiza la inscripción en los datos del alumno, esta forma se recomienda utilizar cuando se hace el registro de un nuevo alumno.

- Inscripción masiva: Se realiza la inscripción de un grupo de alumnos, lo recomendamos utilizar para realizar el paso de un ciclo lectivo al siguiente. Por ejemplo inscribir a los alumnos de 5° año del 2022 al 6° año del 2023.

A continuación se explicaran los pasos mencionados anteriormente.

1- Generar deuda de inscripción

Para generar la deuda por la inscripción realizamos los siguientes pasos:

1. Nos dirigimos a la pantalla para generar deuda ubicada en la opción:

Menú > Facturación> Procesos > Generar Deudas.

2. Seleccionamos el Ciclo/Curso/Alumno al cual se genera la deuda por inscripción y el sistema nos muestra los alumnos ya inscriptos a ese Ciclo/curso.

3. Seleccionamos el concepto Inscripción y los meses desde y hasta para dividir en cuotas la inscripción. En el caso de que la inscripción se pague en una cuota seleccionar el mismo mes ejemplo Diciembre-Diciembre.

2- Facturación Masiva

Para poder realizar el cobro de las deudas de inscripción debemos realizar la Facturación de deudas: Menú > Facturación > Procesos > Facturación Masiva.

Creamos un nuevo lote y al seleccionar el año del ciclo a facturar seleccionamos el ciclo/curso correspondiente al ciclo lectivo 2022. Recomendamos facturar sólo las deudas de concepto Inscripción para que se genere un comprobante con ese concepto.

Las inscripciones ya facturadas podrán ser cobradas o agregadas a cupones de pagos.

Inscripción con Facturación Individual

Otra opción para la generación de la deuda de inscripción de un alumno. Esta opcion la recomendamos usar para alumnos nuevos.

1. Nos dirigimos a la pantalla de cobro de inscripción ubicada en la opción: Menú > Facturación> Procesos > Factura de Venta

2. En la pantalla buscamos al alumno.

3. Luego seleccionamos el concepto de inscripción y el período que definamos (se recomienda utilizar un mismo período para todas las inscripciones ejemplo diciembre de ese año).

4. Por defecto el sistema trae el valor configurado, por ello la importancia de mantener actualizado ese valor.

5. Al presionar Aceptar se genera el comprobante correspondiente.

6. Luego de facturar podremos registrar el cobro por Tesorería > Procesos > Cobro a Alumnos o bien agregarlos a cupones de pago por la opción Entes de cobro > Procesos > Generar Cupones.

3- Inscripción individual

En la pantalla de registro de Alumnos, ubicada en la opción de menú:

Menú >Secretaría > Procesos > Alumnos.

1. Para el caso de:

• Alumnos nuevos, primero deberán ser registrados en el sistema, presionando la opción “Registrar Alumno”.

• Alumnos existentes, una vez registrado se deberá buscar el alumno ingresando el apellido y presionando buscar.

2. En la grilla de alumnos hay una opción para la inscripción:

3. Al seleccionar la opción se abre una pantalla donde se permite la selección del curso o materia a inscribir: seleccionamos el curso a inscribir y la opción Agregar.

Inscripción masiva

1. Ingresar a Menú > Secretaría > Procesos > Inscripción Masiva. Seleccionar el curso de Origen para filtrar los alumnos que se desea inscribir, luego presionar en "Buscar".

2. Seleccionamos un año y un curso para inscribir allí a los alumnos, presionamos Buscar.

3. En el recuadro de la izquierda, se permite filtrar a los alumnos inscriptos, esta búsqueda se puede hacer por persona o bien por grupo, filtrando alumnos no inscriptos o bien alumnos inscriptos en cursos en otro año lectivo.

4. En la sección "Inscribir A" seleccionar el curso destino donde que quiere inscribir a los alumnos.

En la grilla de la izquierda se muestran los alumnos que pueden ser inscriptos al curso seleccionado. En la grilla de la derecha se muestran los alumnos ya registrados en el curso destino.

5. Seleccionar los alumnos

6. Clic en el botón de "Inscribir".

Recomendaciones

Es por esta razón que realizamos las siguientes sugerencias:

• Convocar a los padres a inscripciones del año siguiente a mediados de mes. En el caso de alumnos nuevos, se puede convocar a los padres entre los días 20 y 25 del mes realizar todo el procedimiento de inscripción, facturación y generar cupones, teniendo en cuenta que en la fecha de los cupones el vencimiento tenga la fecha del próximo mes. Por ejemplo, se inscribe a un alumno el día 24 de septiembre, al generar el cupón por la inscripción se debe colocar las fechas de vencimiento para el mes de octubre por ejemplo 10/10/2022.

• Generar la deudas, facturar y emitir cupones relacionados a la Inscripción entre el 10 y el 25 de mes.

• Revisar configuraciones necesarias:

  • Registrar concepto de inscripción en el caso de ser necesario utilizar uno nuevo, caso contrario se puede utilizar el que ya está registrado en AULICA.

  • Configurar intereses/descuentos necesarios si corresponde.

  • Configurar el monto para el concepto Inscripción. El monto del concepto Inscripción puede o no variar dependiendo del ciclo, en ese caso se debe configurar un monto por ciclo. Se adjunta instructivo.

  • Ciclo de inscripción registrado, por ejemplo si se desea realizar la inscripción del año 2023 es necesario validar que en Menú > Secretaría > Ciclos, seleccionando el año 2023, debe mostrar los ciclos correspondientes:

En aquellos casos que los alumnos son nuevos, primeramente deberán ser registrados en el sistema desde Menu > Secretaria > Procesos > Alumnos, presionando la opción “Registrar Alumno”. Luego realizar la inscripción en los datos del alumno, de forma individual.

Finalmente se creara la Deuda y Facturacion de la Inscripcion del mismo desde Factura de Venta, para luego ser cobrada o incluirla en cupones de pago.