Circuito Mensual Administrativo

El Circuito Mensual Administrativo comprende los pasos necesarios para realizar la facturación y gestión de cobranzas de cada período.

Incluye la planificación de becas, generación de deuda, facturación, emisión de cupones y envío al ente de cobro, garantizando una gestión eficiente y organizada del proceso mensual.

1. Planificación de Becas

Al inicio de cada período, se deberá revisar las becas planificadas y agregar las nuevas que correspondan, filtrando previamente por período para visualizar las ya existentes.

Para planificar becas a alumnos ingresar a Facturación > Procesos > Planificar Becas. 

Consideraciones importantes:

• La beca se aplicará a los conceptos que tengan configurada la opción “Permite Beca/Descuento”.

• El porcentaje planificado se aplicará automáticamente sobre las deudas que se generen al alumno dentro del período indicado.

Para conocer el detalle completo sobre la funcionalidad y configuración de Planificación de Becas, consultar el siguiente instructivo: Link

2. Generación de deuda

Antes de proceder con la facturación, es necesario crear previamente las deudas correspondientes al período.

Para ello:

• Ingresar a Facturación > Procesos > Generar Deuda.

• Seleccionar el Ciclo, Curso o Alumno al cual se le generará la deuda.

Opcionalmente, se podrán ingresar etiquetas para buscar alumnos dentro del ciclo o curso seleccionado que hayan sido previamente etiquetados.

Para ver el instructivo completo haga clik AQUÍ

3. Facturación Masiva

Luego de planificar las becas y generar las deudas, se podrá realizar la facturación correspondiente.

Para consultar las facturas creadas:

• Ingresar a Facturación > Consultas y Listado > Comprobantes Venta. Puedes consultar el detalle en el siguiente Link.

4 . Generación de Cupones

Si la institución trabaja con entes de cobranza, se podrá realizar la creación de los cupones de pago correspondientes a las facturas generadas.

Para ver el proceso completo de creación de cupones a los alumnos ingresar al siguiente LINK.

5. Generación de Archivo de Transmisión

Para algunos entes, como Banco Galicia, Banco Macro Débito a cuenta, entre otros, es necesario exportar un archivo desde Aulica y cargarlo manualmente en el portal del banco. Sugerimos realizar los siguientes pasos:

• Desde Aulica, exportar el archivo de cupones en el formato requerido por el ente.

• Ingresar al portal del ente recaudador correspondiente y cargar el archivo exportado.

• Verificar que el archivo haya sido recibido y aceptado correctamente.

Para ver en detalle del proceso, consultar el siguiente LINK.

En el caso de que la institución trabaje con SIRO, los cupones serán enviados directamente al ente de cobro mediante la vinculación configurada, sin necesidad de descargar un archivo de transmisión.

Para conocer el como realizar el envío, consultar el siguiente instructivo: Link.

El cumplimiento de este circuito en el orden indicado permitirá asegurar una correcta ejecución del proceso mensual administrativo. Ante cualquier duda, se recomienda consultar los instructivos relacionados o contactar al equipo de soporte.