Circuito Mensual Administrativo

1. Planificar Becas o revisar planificaciones del período

Filtrar por período las Becas planificadas y agregar las nuevas que correspondan.

Para Planificar becas a alumnos para deudas no facturadas debemos ubicarnos en la opción Facturación > Procesos > Planificar Becas, hacer click en el botón de "Planificar Beca".

En la pantalla hay que definir primero la persona a la cual se aplicará la beca, luego:

• Periodo desde y Periodo hasta

• Motivo Beca

• Fecha Otorgada

• Porcentaje

Presionar en el botón de "Guardar" para registrar la beca al alumno.

Nota: solo se podrá planificar una Beca por Alumno y a los Conceptos que tengan la configuración de "Permite Beca/Descuento".

De esta forma se aplicara el porcentaje becado a las deudas que se le generen al Alumno.

2. Generación de deuda

Nos dirigimos a la pantalla Facturación > Generar Deuda, ingresar ciclo, curso o alumno al cual se va a generar la deuda.

Se podrá ingresar etiquetas para buscar alumnos dentro del ciclo o curso seleccionado, que hayan sido etiquetados.

Al hacer click en el título de la columna Selección se seleccionan todos los alumnos a los cuales se le debe realizar la deuda; o deseleccionan todas las personas de la grilla.

Una vez seleccionado a los alumnos correspondientes,se debe definir:

• Concepto

• Mes: Desde – Hasta

• Actualizar deuda existente: se actualizará sólo la deuda que no se encuentre facturada

El monto del concepto seleccionado, esta configurado por defecto.

Al realizar click en Aceptar se genera la deuda a las personas seleccionadas.

3. Actualización valor de deuda

En el caso de que se necesite actualizar el importe de deudas planificadas con anterioridad y no se encuentren Facturadas, debemos dirigirnos a la opción de menú Facturación > Generar Deudas, seleccionar el ciclo, curso o alumno para actualizar el monto de las deudas generadas.

• Concepto

• Mes: Desde - Hasta

• Hacer click en la casilla Actualizar Deuda Existe, para que no se dupliquen los importes, sino para modificar la deuda con el nuevo monto actualizado

4. Facturación Masiva

Generar un lote de facturación para un ciclo o curso, ir a Facturación > Facturación Masiva. Hacer click en el signo más, para crear un lote nuevo.

Nota: No tiene que haber ningún lote de facturación abierto para crear uno nuevo, y si existiera alguno abierto, se deberá finalizar.

Definir:

• Tipo Comprobante: FCV

• Descripción: una breve reseña para identificar el lote

• Facturar a: Ciclo/Curso/Alumno

• Conceptos a Facturar

• Periodo

Al realizar click en Previsualizar: Se generan las facturas en estado preliminar. Corroborar que las facturas no presentan errores u observaciones, dirigirse a la columna de observaciones para ver el detalle.

Hacer click en Generar: La facturas se cambian a estado generadas.

Por ultimo, al presionar Finalizar Lote: El lote quedara finalizado, y las facturas ya no podrán modificarse.

Recordar: en este paso es cuando se genera el primer asiento contable.

Para consultar la facturas que han sido creadas, consultar en la pantalla Facturación > Comprobantes Venta.

5. Generación de Cupones

Mediante la pantalla Entes de Cobro > Generar Cupones, seleccionar el ciclo, curso o alumno al que se deba generar el cupón.

Definir:

• Concepto

• Mes de la deuda

El sistema calcula de forma automática los intereses por conceptos para los vencimientos configurados.

Al realizar click en Generar: se generan los cupones para los alumnos seleccionados.

Para finalizar el Proceso Mensual Administrativo, se debe crear el archivo de transmisión, desde la pantalla Entes de Cobro > Generar Archivo , seleccionando el mes de los cupones.

Al presionar en Previsualizar: se visualizaran los cupones que estarán incluidos en el archivo de transmisión.

Finalmente, para poder obtener el archivo y poder descargarlo se deberá presionar en Generar. De esta forma, se logra el archivo para enviar al ente de cobro.