En esta sección se detalla el proceso completo de gestión de débitos directos en AULICA: desde la adhesión de alumnos , la generación de cupones , el archivo de transmisión para la entidad, hasta el procesamiento de las cobranzas.
Al final se encuentra una sección de Consultas Frecuentes con las preguntas más comunes sobre este procedimiento.
Antes de operar con débitos directos, es necesario que las familias autoricen este medio de pago. Para ello el colegio tiene que registrarlas.
Para ver el instructivo completo haga clik AQUÍ
Los cupones deben generarse antes de enviarlos al ente recaudador.
Para ver el proceso completo de creación de cupones a los alumnos adheridos ingresar al siguiente LINK
Es un paso fundamental para que el débito se procese correctamente en la fecha estipulada.
Para algunos entes, como Banco Galicia, Banco Macro Débito a cuenta, entre otros, es necesario exportar un archivo desde Aulica y cargarlo manualmente en el portal del banco. Sugerimos realizar los siguientes pasos:
Desde Aulica, exportar el archivo de cupones en el formato requerido por el ente.
Ingresar al portal del ente recaudador correspondiente y cargar el archivo exportado.
Verificar que el archivo haya sido recibido y aceptado correctamente.
Para ver en detalle del proceso, consultar el siguiente LINK.
Una vez generados y enviados los cupones al ente recaudador, es recomendable notificar a las familias sobre el débito próximo a realizarse. Esto mejora la comunicación y reduce la cantidad de rechazos por desconocimiento.
Para realizar el envío ingresar a Menú > Entes de Cobro > Consultas y Listados > Cupones Masivos y seleccionar los cupones que se desean enviar. Elegir el canal (email o WhatsApp) y confirmar el envío.
Para consultar el detalle de cada envío realizado, acceder al siguiente enlace: LINK
Transcurrida la fecha de débito, es necesario procesar los pagos para identificar qué alumnos realizaron el pago correctamente y cuáles tuvieron rechazos.
Cuando el ente recaudador envía un archivo de rendición (por ejemplo, Banco Galicia o Banco Macro), el colegio debe cargarlo manualmente en Aulica.
Para revisar en detalle el funcionamiento hacer click en el siguiente enlace: LINK
Luego de procesar los pagos, se puede consultar los diferentes lotes de cobranzas de la siguiente manera: LINK
¿Qué pasa si un débito es rechazado?
El sistema lo notificará en el procesamiento de cobranzas. Se puede reintentar en otra fecha o contactar a la familia para acordar otro medio de pago.
¿Puedo modificar un cupón ya enviado?
No. Una vez enviado al ente, no puede modificarse.
¿Qué medios de débito admite Aulica?
Aulica permite operar con entes como Banco Galicia, Banco Macro Débito a cuenta, Banco Hipotecario, Banco Patagonia, ICBC, entre otros. Verificar con soporte en el caso de habilitar uno específico.
¿Cómo sé si un alumno está correctamente adherido?
En la sección "Adherir al Débito autom.", debe figurar el estado como Activo y los datos bancarios validados.