Este instructivo tiene como objetivo guiar a los usuarios en el proceso completo de gestión de débitos directos dentro de Aulica. Se detallan todas las etapas necesarias para operar correctamente, desde la adhesión de los alumnos hasta el procesamiento final de las cobranzas.
Al final del documento existe una sección de Consultas Frecuentes, donde se responden las preguntas más comunes relacionadas con este procedimiento.
Antes de operar con débitos directos, es necesario que las familias autoricen este medio de pago. Para ello el colegio tiene que registrarlas.
Para ver el instructivo completo haga clik AQUÍ
Para colegios que operan con débitos con Siro las familias pueden adherirse de forma directa desde el Home, ingresando con su usuario y clave. Esta opción simplifica el proceso y evita la carga manual por parte del colegio. Para más información sobre cómo funciona esta modalidad, puede consultarse el siguiente enlace: LINK.
Los cupones deben generarse antes de enviarlos al ente recaudador.
Para ver el proceso completo de creación de cupones a los alumnos adheridos ingresar al siguiente LINK
Es un paso fundamental para que el débito se procese correctamente en la fecha estipulada.
El procedimiento varía según el ente recaudador con el que opere el colegio:
Envío manual (con archivo)
Para algunos entes, como Banco Galicia, Banco Macro Débito a cuenta, entre otros, es necesario exportar un archivo desde Aulica y cargarlo manualmente en el portal del banco. Sugerimos realizar los siguientes pasos:
Desde Aulica, exportar el archivo de cupones en el formato requerido por el ente.
Ingresar al portal del ente recaudador correspondiente y cargar el archivo exportado.
Verificar que el archivo haya sido recibido y aceptado correctamente.
Para ver en detalle del proceso, consultar el siguiente LINK.
Envío automático (integración vía API)
En otros casos, como SIRO, el envío se realiza de forma automática mediante integración directa entre Aulica y el ente, por lo que no se genera ningún archivo. Los pasos a seguir:
En Aulica, seleccionar los cupones a enviar y hacer clic en “Enviar a Siro”.
Verificar el estado del envío de los cupones luego de transcurrir unos minutos.
Consultar el siguiente enlace para más detalles: AQUÍ
Una vez generados y enviados los cupones al ente recaudador, es recomendable notificar a las familias sobre el débito próximo a realizarse. Esto mejora la comunicación y reduce la cantidad de rechazos por desconocimiento.
Para realizar el envío ingresar a Menú > Entes de Cobro > Consultas y Listados > Cupones Masivos y seleccionar los cupones que se desean enviar. Elegir el canal (email o WhatsApp) y confirmar el envío.
Para consultar el detalle de cada envío realizado, acceder al siguiente enlace: LINK
Transcurrida la fecha de débito, es necesario procesar los pagos para identificar qué alumnos realizaron el pago correctamente y cuáles tuvieron rechazos.
El modo de procesamiento depende del ente recaudador:
Procesamiento manual (con archivo)
Cuando el ente recaudador envía un archivo de rendición (por ejemplo, Banco Galicia o Banco Macro), el colegio debe cargarlo manualmente en Aulica. Para revisar en detalle el funcionamiento hacer click en el siguiente enlace: LINK
Procesamiento automático (integración vía API)
En el caso de débitos realizados a través de SIRO, el procesamiento de cobranzas se realiza de forma automática. INSTRUCTIVO
Luego de procesar los pagos, se peude consultar los diferentes lotes de cobranzas de la siguiente manera: LINK
¿Qué pasa si un débito es rechazado?
El sistema lo notificará en el procesamiento de cobranzas. Se puede reintentar en otra fecha o contactar a la familia para acordar otro medio de pago.
¿Puedo modificar un cupón ya enviado?
No. Una vez enviado al ente, no puede modificarse.
¿Qué medios de débito admite Aulica?
Aulica permite operar con entes como Banco Galicia, Banco Macro Débito a cuenta, Banco Hipotecario, Banco Patagonia, ICBC, entre otros. Verificar con soporte en el caso de habilitar uno específico.
¿Cómo sé si un alumno está correctamente adherido?
En la sección "Adherir al Débito autom.", debe figurar el estado como Activo y los datos bancarios validados.