Devolución de Cobros

Esta funcionalidad permite gestionar la devolución de un cobro previamente realizado por una familia, así como también administrar los casos en que se desconoce un pago efectuado a través de entes de cobro.

Se pueden anular cobros tanto cargados de forma manual como aquellos registrados mediante lotes de cobranza, sin importar el canal de pago utilizado (efectivo, débito automático, código de barras, entre otros). 

El sistema generará los comprobantes de devolución, Nota de crédito y/o Nota de debito según corresponda. 

Para utilizar dicha función se debe solicitar la habilitación al siguiente correo soporte@aulica.com.ar, tener en cuenta que se puede habilitar a los roles administrativo y/o administrador. 

Seleccionar Menú > Facturación > Cta. Cte. Alumnos > Cuenta Corriente:

Ubicar el recibo del pago a devolver. En el recibo, hacer clic en la columna "Acciones" en el siguiente ícono:

En la ventana "Comp. Asociados", presionar el botón "Devolución":

Se abrirá la pestaña "Registrar Devolución". Se visualiza de la siguiente forma:

Si las bonificaciones o intereses se encuentran facturadas, seleccionar el talonario para anularlas, se visualiza de la siguiente manera:

En la pestaña "Registrar Devolución", seleccionar el/los concepto/s a devolver.

Aclaración: 

• Si el recibo original incluye intereses y/o bonificaciones facturadas, se deberá seleccionar el talonario indicado:

  • Una Nota de Crédito para corregir el interés facturado

5. • Una Nota de Débito para corregir la bonificación facturada

• El asterisco (*) indica que los intereses y bonificaciones ya fueron facturados. Por esta razón, se generan los comprobantes de Nota de Crédito y Nota de Débito, según corresponda. Si los intereses y bonificaciones no se hubieran facturado, no sería necesario emitir estos comprobantes. 

Elegir el/los tipo/s de comprobante/s necesarios (ej. Nota de Crédito, Nota de Débito) configurados en talonarios. 

Completar la forma de pago con la que devolverá el pago al familiar desde el botón "Configurar".

Hacer clic en "Aceptar" para terminar la devolución. 

El sistema generará los comprobantes de devolución y Nota de crédito o Nota de débito según corresponda. 

Al registrar la devolución se generaran los comprobantes registrado anteriormente, incluyendo el comprobante de devolución.

El procedimiento generará un movimiento de egreso en la tesorería, impactando directamente la forma de pago que se utilice para registrarlo.  Podrás visualizarlo y consultarlo en el reporte de Movimientos de tesorería LINK.

Una vez realizada la devolución, la operación de cobro se anula. Esto significa que la deuda original del alumno (incluyendo intereses y bonificaciones asociadas a los conceptos devueltos) se restablecerá en la cuenta corriente del alumno o responsable de facturación. Es importante revisar y observar los comprobantes o conceptos adeudados que tendrá el alumno o responsable luego de una devolución para asegurar la coherencia en el registro contable. 

A nivel contable, cada comprobante generará un asiento contable teniendo en cuenta el estado de la deuda que se reintegra (si está en estado moroso, judicial, etc), la forma de pago utilizada y si el recibo contiene intereses/ bonificaciones.

Tomando el caso de ejemplo:

El comprobante de devoluciones: incrementa la cuenta a cobrar y disminuye la cuenta asociada a la forma de pago con la cual se hizo la devolución:

El comprobante de Nota de Crédito se reintegran intereses facturados.