Anticipos

La pantalla Anticipos permite consultar y aplicar los anticipos disponibles de alumnos, familiares (responsables de facturación) y clientes, de a uno o varios a la vez. 

Tener en cuenta: Los anticipos a proveedores no se gestionan desde esta pantalla: se aplican desde Pago a Proveedores.

Un anticipo se puede aplicar desde diferentes lugares, todos con la misma ventana de aplicación: la pantalla Anticipos, Cobros y Ficha Familia > Deudas.

También se pueden aplicar desde Cobro Alumnos y desde Cta. Cte. Alumno.

Requisitos previos:

• Concepto ANTICIPO: debe existir y estar activo en Facturación > Conceptos. Si el colegio tiene contratado el módulo Contable, el concepto debe tener configurada la cuenta a la que se imputan los anticipos.

• Planilla de caja abierta: la aplicación se registra con la fecha de la planilla abierta. Sin planilla, el sistema muestra "Debe tener una planilla de caja abierta."

• Talonario de Aplicación de anticipos: si no hay uno configurado, el sistema muestra "No se encontró un talonario de Anticipos."

• Permisos: el perfil del usuario debe tener habilitada la pantalla Anticipos para poder aplicarlos. Si no lo visualiza, contactarse con el equipo de soporte (soporteaulica.com.ar) para que puedan habilitarlo.

Ingresar a Tesorería > Procesos > Anticipos. Se listan todos los anticipos disponibles del colegio, 50 por página, ordenados por persona.

Se puede visualizar:

• Responsable/Alumno: Nombre de la persona; si es alumno, su número de legajo (Leg. N°)

• Fecha: Fecha del recibo que generó el anticipo.

• N° de recibo: Número del recibo de origen.

• Anticipo: Importe disponible (lo que queda sin aplicar).

• Saldo actual: Deuda facturada pendiente de la persona, con intereses a la fecha del anticipo.

• Estado: Se muestra el estado del anticipo, de las cuales puede presentarse:
  - Disponible: La persona tiene deuda facturada pendiente y el anticipo no está en ningún proceso. Si se puede aplicar el anticipo, de forma masiva o individual.
  - Sin deuda: La persona no tiene deuda facturada pendiente (el Saldo actual es 0), así que no hay a qué aplicarlo. El anticipo conserva su importe.  No se puede aplicar, la fila queda bloqueada. Se habilita sola cuando se le factura una deuda. Si no se va a usar, se puede Registrar devolución.
  - Procesando:  El anticipo es parte de una aplicación masiva que corre en segundo plano (más de 100 anticipos).  No se puede aplicar, queda bloqueado hasta que termine el proceso. Para ver si terminó, volver a ingresar a la pantalla.
  - Error: La última aplicación masiva que lo incluyó falló, por ejemplo porque no encontró deudas a las que aplicarlo. El anticipo no se aplicó y conserva su importe. Si se puede aplicar, se puede volver a intentar de forma individual o masiva.

• Acciones por fila: se puede realizar:
  -  Aplicar anticipo (ícono $): abre la ventana de aplicación individual.
  - Registrar devolución:  dirige a la pantalla Registrar Devolución con el recibo ya cargado, para devolver el dinero en lugar de aplicarlo. Solo se ve si el perfil tiene permisos de devoluciones y notas de crédito.
  - Ingresar a Ficha Familia: solo para alumnos y familiares.
  
  

El campo Buscar filtra por responsable, legajo, fecha, número de recibo o importe.
El ícono Recargar actualiza la grilla.

Aplicación masiva

Permite aplicar varios anticipos en un solo paso. La distribución es siempre automática: cada anticipo se aplica a las deudas de su responsable, de la más antigua a la más nueva. 

Los pasos a seguir:

1) Tildar los anticipos a aplicar (o seleccionar todos). Los que están en estado Sin deuda o Procesando no se pueden seleccionar.

2) Presionar el ícono Aplicar anticipo de la barra superior de la grilla.

IMPORTANTE: si se seleccionan más de 100 anticipos, el proceso corre en segundo plano. Aparece el mensaje "El proceso se ha iniciado. Consulte el progreso ingresando nuevamente a esta sección en unos minutos." y los anticipos quedan en estado Procesando hasta que termine.

Si algún anticipo no se pudo aplicar, se muestra la ventana "Anticipos procesados con advertencias." con la cantidad de procesados, aplicados y con errores, y el detalle de cada error (por ejemplo, sin deudas aplicables). Esos anticipos quedan en estado Error y se pueden volver a aplicar.

Aplicación individual

Presionar el ícono Aplicar anticipo de la fila. Se abre la ventana "Anticipos disponibles de" seguida del nombre de la persona.

Revisar los datos del encabezado:

• Alumno: solo aparece si el anticipo es de un familiar. Por defecto muestra Todos; se puede elegir un alumno a cargo para ver solo sus deudas.

• Fecha: viene con la fecha de la planilla de caja abierta. Solo se puede modificar si en Configuración Administrativa está activo Permite Editar Fecha.

• Calcular interés al: activo por defecto, con la fecha en que se recibió el anticipo. Se puede indicar otra fecha y los intereses se recalculan. Si se desactiva, se calculan al día de la planilla de caja abierta.

• Tipo de comprobante: por defecto Aplicación de anticipos, con el próximo número.

Presionar Guardar, se aplica el anticipo y se abre la impresión del comprobante de aplicación de anticipos.

Importante: La bonificación solo se toma si con el anticipo se cancela la deuda completa.

Mensajes de validación y que hacer:

• Debe seleccionar un anticipo:  Debe marcar un anticipo en la sección 1.

• Debe aplicar el anticipo a al menos una deuda: Tener que cargar un importe en la columna Aplicar.

• El total a aplicar no puede superar el importe del anticipo seleccionado: Tener que bajar los importes a aplicar.

• El interés no puede ser mayor al monto a aplicar, actualice el valor para continuar: Corregir el interés o el importe. 

Ingresar a Cobros y buscar a la persona (Familiar, Alumno o Cliente). Si tiene anticipos, sobre la grilla de deudas aparece el botón Anticipos: $ con el total disponible.

Al presionarlo se abre la misma ventana de aplicación individual descripta arriba.

• Si la persona no tiene deudas facturadas, se muestra "No existen deudas facturadas para aplicar Anticipos."

• Si el usuario no tiene el permiso de aplicar anticipos, el botón aparece deshabilitado con el mensaje "No tienes permisos para realizar esta acción".

Al terminar, el sistema vuelve a Cobros con la deuda actualizada.

Ingresar a Ficha Familia, buscar al familiar o alumno y abrir la pestaña Deudas. Si tiene anticipos, aparece el botón Anticipos: $ con el monto disponible; al presionarlo se abre la misma ventana de aplicación.

Anular una aplicación desde Ficha Familia

La aplicación se anula como cualquier recibo: desde Ficha Familia > Deudas, vista Cuenta Corriente, acción Eliminar sobre el comprobante de aplicación de anticipos. El importe vuelve a quedar disponible como anticipo.

IMPORTANTE: si se anula el recibo que generó el anticipo, también se anulan todas sus aplicaciones.

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